No mundo em que vivemos cada vez mais as pessoas sentem que não tem tempo para fazer metade das coisas que gostariam, dizem estarem sobrecarregadas. Percebendo isto em minha vida busquei dicas para melhor administrar meu tempo e aproveitá-lo ao máximo. Seguem algumas dicas para separar o que é urgente de importante e aliviar a pressão do tempo.
COMO ORGANIZAR A AGENDA
Centralize as informações
Podemos perder até 28 minutos por dia procurando informações o que em um mês representaria praticamente um dia de trabalho perdido.
Planeje em apenas 10 minutinhos
Dez minutos são mais do que suficientes para fazer um planejamento das tarefas do dia.
Avalie o tempo gasto nas tarefas
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades principais deste modo você poderá fazer programações mais precisas e eficazes e encontrar ladrões de tempo.
Faça escolhas
Avalie o que é realmente importante para você.
Tenha horários livres
Procure ter um tempo para certos eventos não previstos como uma reunião que não tem habitualmente.
Respeite o seu ritmo
Veja qual hora você é mais produtivo e se planeje com base nisto, afinal ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais.
Participe de teleconferências
Antes de viajar verifique se isto é realmente necessário, se não é possível realizar uma teleconferência ou enviar outra pessoa.
Cuidado com o fuso horário
Empresas multinacionais normalmente trabalham alinhadas com o fuso horário da matriz.
Pare de reclamar do trânsito
Planejar “onde” e “quando” evita a perda de tempo e o stress encontrado no trânsito.
COMO FAZER REUNIÕES RÁPIDAS E PRODUTIVAS
Meia hora é suficiente
Não aceite participar de reuniões ou teleconferências sem uma agenda clara e hora para acabar.
Convoque poucas pessoas
Uma reunião pode ter de 8 a 12 pessoas, caso a equipe seja muito grande procure fragmentá-la e eleger lideres que servirão como porta-vozes.
Ajuste o foco antes
Defina uma pauta previamente por escrito e os resultados esperados, revise-a no inicio da reunião e no final faça um resumo da conversa e delegue as tarefas necessárias.
Evite reunião surpresa
Reuniões raramente são para ‘ontem’ e estas normalmente são improdutivas devido não ter havido tempo para as pessoas se prepararem.
Mande um representante
Muitas reuniões você pode enviar um representante e manter o foco em coisas mais importantes.
COMO DOMAR A ENXURRADA DE E-MAILS
Dê o recado
Seja o mais conciso e direto possível. Muitas pessoas simplesmente “escaneiam” o e-mail em busca do assunto foco.
Receba menos enviando menos
Reflita para quem deve enviar o e-mail assim receberá menos respostas desnecessárias e quando for responder escreva respostas curtas para não estimular divagações e novos e-mails.
Coloque ordem na casa
Controle sua curiosidade e determine horários para se dedicar aos e-mails. Lembre-se se houver urgência o telefone irá tocar.
Consulte em horas determinadas
Não perca o foco olhando seus e-mails assim que chega ao trabalho, faça primeiro suas tarefas mais críticas, e nem perca o sono verificando-os antes de ir dormir.
Crie hierarquias para as mensagens
Muitos e-mails não requerem sua atenção, pois as pessoas conseguem resolver os problemas sozinhos então crie hierarquias onde seja nítido quando elas realmente requerem sua atenção.
Compre um Blackberry…ou não
Cuidado um deste pode te ajudar a ter mais tempo livre ou terminar com o pouco que lhe resta.
COMO GERENCIAR A SOBRECARGA DE TRABALHO
Concentre-se no que gera mais valor
Hoje o mercado pede profissionais mais eficazes.
“O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo que agrega mais valor.”
Delegue trabalho e também autoridade
Pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Mas para que isso aconteça de forma eficiente elas também precisam de autoridade.
Exercite o desapego
Às vezes algumas coisas ruins precisam acontecer para que outras boas aconteçam. Defina as coisas que realmente podem mudar sua vida e seu negócio.
COMO REAGIR BEM AOS IMPREVISTOS
Desconsidere alguns telefonemas
Não atenda ligações de números desconhecidos, pois estas trazem interrupções indesejadas e podem roubar um tempo precioso.
Saiba dizer “não” ou “mais tarde”
Certas coisas que não requerem nossa atenção roubam nosso tempo por isso precisamos aprender a dizer não ou pedir para tratar certos assuntos mais tarde.
Conte sempre com o imprevisível
Crie uma agenda realista, pois agendas com compromissos consecutivos dificilmente se cumprem.
COMO TOCAR SEUS PROJETOS PESSOAIS
Valorize seu tempo e tenha prioridades
Defina suas prioridades e alavanque seu tempo.
Assuma seu papel de protagonista
Não adiante fazer um planejamento para sua vida pessoal e outro para sua vida profissional afinal você é um só.
Esqueça as urgências, faça o importante
Tenha claro o que é realmente importante desta forma fica mais fácil dizer não ao que é urgente.
Seja estratégico
Planeje-se melhor para resolver aquilo que é realmente importante e ter tempo livre.
Tenha tempo para cuidar da saúde
Planejamento e disciplina também fazem bem à saúde. Programe-se para cuidar de sua saúde.
Organize-se para ler e aprender
Use o senso crítico para avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas não importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Reserve um tempo para ler diariamente e de preferência quando estiver bem acordado.
Este texto eu escrevi há muito tempo atrás e estas dicas pelo que me lembro foram retiradas da Revista Você S.A. e em cima delas fiz adaptações a minha rotina. Espero que tenham sido claras e que possam auxiliá-lo a administrar melhor o seu tempo!
